Office Manager:in mit Empfangsverantwortung (m/w/d)
Die Siwacht GmbH ist Teil der CKV Gruppe, ein österreichisches Traditionsunternehmen mit über 30-jähriger Geschichte und bestem Ruf. Die Siwacht, ausgezeichnet mit dem Österreichischen Staatswappen, bietet herausragende Sicherheitsdienstleistungen für Unternehmen, Museen, Behörden, Ministerien und Veranstaltungen/Events u.a. und ist ein stark wachsendes Unternehmen.
Unseren Mitarbeitern bieten wir nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz, sondern auch vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung, persönlichen Entwicklung sowie Karrierechancen in einem erfolgreichen Unternehmen.
Die Wertschätzung des Einzelnen hat bei Siwacht Priorität. Gegenseitige Unterstützung und Teamgeist sind uns sehr wichtig. Gemeinsam arbeiten wir daran, die höchsten Sicherheitsstandards zu gewährleisten und ständig zu verbessern.
Wir suchen eine engagierte Office Manager:in mit Empfangsverantwortung für unseren Standort in 1220 Wien (m/w/d)
Über die Rolle
Du bist die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Büro – für Kolleg:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen. Mit deinem Organisationstalent und deiner herzlichen Art sorgst du dafür, dass im Office alles rund läuft: vom professionellen Empfang über die Meetingorganisation bis hin zur administrativen Unterstützung verschiedener Teams.
Du hältst den Laden zusammen – mit einem Gespür für Menschen und der Fähigkeit, auch in turbulenten Momenten den Überblick zu behalten.
Deine Aufgaben
🎯 Empfang & Gästebetreuung
Du bist das Gesicht unseres Unternehmens – du empfängst Gäste, Kund:innen und Partner:innen professionell und herzlich
Du betreust die Telefonzentrale und steuerst die Besucherverwaltung über unser digitales Zugangssystem
Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten
📬 Empfangsnahe Administration & Dokumentenmanagement
📁 Kernbereich: Dokumenten- und Prozessmanagement (Finance-relevant)
Du steuerst und koordinierst den gesamten Dokumentenfluss zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable
Du stellst die fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung aller vertragsrelevanten Dokumente sicher
Du prüfst eingehende Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung
Du unterstützt bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls)
Du bringst dich in die kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe ein
📅 Meeting- & Terminorganisation
Du koordinierst interne und externe Meetings – von der Raumbuchung über die Technik bis zur Einladung
Du unterstützt bei der Kalenderkoordination und sorgst dafür, dass Besprechungen reibungslos ablaufen
✈️ Reise- & Eventmanagement
Du buchst Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnungen
Du organisierst Firmenevents, Catering und Bewirtungen – von der Planung bis zur Umsetzung
Du unterstützt bei der Dokumentation von CO₂-relevanten Reisedaten
🗂️ Bereichsübergreifende Administrative Unterstützung
Du übernimmst vielfältige administrative Aufgaben für die Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management
Du koordinierst Bestellungen, Reparaturen und technische Services
Du unterstützt beim Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen
🌿 Office-Pflege
Du kümmerst dich um die Instandhaltung der Office-Begrünung (Pflege, Koordination externer Dienstleister bei Bedarf)
Das bringst du mit
Must-have
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook
Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Professionelles und freundliches Auftreten
Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
Das ist ein Plus
Erfahrung mit digitalen Besucher- oder Dokumentenmanagementsystemen
Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld
Was wir bieten
🏢 Modernes Büro im Herzen von Wien mit sehr guter öffentlicher Anbindung
⏰ Vollzeit 40h/Woche – fixen Arbeitszeiten – jedoch Möglichkeit intern abzustimmen und gelegentlich an persönliche Bedürfnisse anzupassen
💰 Bruttomonatsgehalt auf Vollzeitbasis: € 3.000,– brutto. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.
🚇 Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte
🍽️ Essensgutscheine (€ 8 pro Arbeitstag)
🎉 Regelmäßige Teamevents und ein wertschätzendes Miteinander
🅿️ Gratis Parkplatz am Office-Standort
☕ Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office
Bitte sende Deine Bewerbung noch heute mit Lebenslauf und Foto, sowie gültigem Lichtbildausweis und Meldezettel per E-Mail an: bewerbung@siwacht.at
Dienstform: Vollzeit
Einsatzort: Wien
Entlohnung: 3000€ brutto / Monat
